1과목: 비서실무
1. 다음 중 계획관리자로서의 비서의 역할로 가장 적절하지 않은 것은?
- 업무의 전체 일정을 파악하여 관련자들에게 마감일을 알려준다.
- 회의가 끝난 후에는 토의된 내용을 바탕으로 사후 조치가 잘 되었는지 확인한다.
- 회의에 참가자들이 모두 참석할 수 있도록 시간을 조정하는 역할을 한다.
- 계획대로 업무가 이루어지도록 직원들을 감독하는 역할을 한다.
2. 다음 중 비서의 역할에 대한 설명으로 부적절한 것은?
- 비서는 상사의 업무성과를 최대로 올릴 수 있도록 보좌하는 전문인이다.
- 비서 업무는 상사의 역할, 위치, 업무 수행 방식 등에 따라 차이가 있다.
- 비서는 상사의 지시나 명령에 의존하여 업무를 수행하며, 한 명의 상사만을 보좌한다.
- 최근에는 비서업무도 분야별로 전문화되어 가는 추세이며 분야에 따라 사용하는 용어에 대한 학습이 필요하다.
3. 네트워크관리 업무를 수행하는 비서의 업무 태도로 가장 적절한 것은?
- 평상시에 작성하여 둔 데이터베이스 내의 모든 인사들에게 연말연시에 상사 명의의 연하장을 발송한다.
- 회사 내부 주요 인사들의 생일, 기념일, 기타 주요 사항을 파악하여 상사에게 보고한다.
- 비서가 개인적으로 알게 된 인사들의 정보도 데이터베이스에 포함시켜둔다.
- 상사가 받아온 명함의 정보들도 데이터베이스에 포함시켜둔다.
4. 용건을 밝히지 않는 전화를 연결하는 것을 싫어하는 상사(직책 : 사장)를 보좌하는 경우임에도 비서가 즉각적으로 전화연결을 하여야 하는 경우는?
- 회장님이 직접 전화하셔서 사장님을 찾을 때
- 신문사라고 밝히며 사장님과 통화를 원할 때
- 공장장님이 주간업무보고를 위하여 회의 중인 사장님과 통화를 원할 때
- 거래처에서 사장님과 통화를 원할 때
5. 비서의 전화응대에 대한 설명으로 가장 부적절한 것은?
- 전화 통화 중에 전문 용어를 말할 때 천천히 말하면 듣는 사람이 무시당한다는 느낌을 받을 수 있으므로 빠른 속도로 전달하도록 한다.
- 특정 분야에서만 사용하는 전문 용어를 사용하면 그 분야에 종사하지 않는 사람은 이해하기 어려우므로 가능한 사용하지 않는 것이 좋다.
- 바쁜 일을 하던 도중이라도 전화벨이 세 번 울리기 전에 받도록 하며, 늦게 받았을 경우는 죄송하다는 사과의 말을한다.
- 외부에서 직통으로 걸려온 전화는 먼저 회사의 이름을 밝힌 후 부서명과 자신의 이름을 밝힌다.
6. 아래 비서들의 대화 내용 중 가장 부적절한 것은?
- ㄱ. 삼신전자 비서실입니다.
- ㄴ. 삼신중공업 김철수 회장님 비서 김영숙입니다.
- ㄷ. 회장님께서 이인석 사장님과 전화연결을 부탁하시는데, 사장님 통화 가능하신가요?
- ㄹ. 같이 연결할까요?
7. 비서의 인간관계에 대한 설명으로 가장 부적절한 것은?
- 비서는 상사, 외부 손님, 직원 모두에게 친절하게 대하여야한다.
- 비서는 상사의 개인적 특성이나 업무 방식을 잘 이해하고 상사의 입장에서 생각하고 행동하여야 한다.
- 비서는 상사의 지시를 전달할 때, 상사의 권위를 내세워 신속하게 처리한다.
- 비서실에 여러 명의 비서가 있을 때는 서로를 존중하며 협력한다.
8. 명함 교환 및 취급시 주의사항이다. 설명이 가장 적절한 것은?
- 명함을 교환할 경우에는 윗사람이 먼저 명함을 내놓는다.
- 대화 도중 상대방의 이름이 기억나지 않을 경우 받은 명함을 보며 확인해도 된다.
- 상대방과 대화 중 메모가 필요한 경우에는 명함에 바로 기입한다.
- 명함을 받으면서 회사명, 이름, 직함을 확인할 필요는 없다.
9. 비서의 내방객 응대 업무에 대한 설명으로 가장 부적절한 것은?
- 내방객 응대에 관한 상사의 선호도를 파악하는 것이 우선 할 일이다.
- 약속을 정할 때 가능한 시간대를 2~3개 제시하여 상대방이 선택하도록 하면 일정 수립이 효율적이다.
- 면담 약속의 변경 및 취소 시에는 신속하게 연락하고 사과드린다.
- 상사가 외출 중인데 먼 곳에서 급한 일로 내방객이 찾아온 경우 선약을 하지 않은 내방객 응대원칙에 따라 메모를 받아두고 추후 상사에게 보고한다.
10. 비서가 직장 내에서 바람직한 인간관계를 유지하기 위한 태도로 가장 적절한 것은?
- 입사동기인 김 대리님께 “선배님”이라고 부르며 친근감을 표시하였다.
- 어떤 일을 부탁할 때 “죄송합니다만...”이라는 말로 시작하였다.
- 상대방이 일하고 있는데 말을 걸 때는 책상을 똑똑 두드려 주의를 환기시켰다.
- 먼저 퇴근할 때는 다른 사람들에게 방해되지 않게 말없이 조용히 퇴근하였다.
11. 다음은 비서의 상사 일정표 관리 업무 내용이다. 비서의 업무수행 방식으로 가장 적절하지 않은 것은?
- 새해가 시작하면 국경일이나 공휴일을 미리 새해 연간 일정표에 표기하여 둔다.
- 정기 행사는 전년도 일정표를 참고하여 새해 일정표에 기록해 둔다.
- 사내 화이트보드에는 상사의 모든 일정을 표기하여 전사적으로 공유한다.
- 거래처 방문이 많을 경우 방문 일정표를 별도로 만들어 상사가 소지할 수 있도록 준비한다.
12. 상사의 해외 회의 참석과 관련하여 호텔을 예약할 때 고려할 사항으로 중요도가 가장 낮은 것은?
- 입실 및 퇴실 일시
- 회의 장소와의 거리
- 예약 취소 및 환불 규정
- 호텔의 특별 행사 프로그램
13. 비서의 상사 출장 보좌업무 수행 방법으로 가장 부적절한 것은?
- 출발 일시와 도착 일시는 상사에게 지시 받기도 하고, 출장 관계자를 통해 비서가 확인해야 하는 경우도 있다.
- 여비 규정을 확인하여 교통편을 선택한 후 최적의 한 가지 선택 사항을 제시하여 상사의 의사결정 시간을 절약해 드리도록 한다.
- 해외 출장 시에는 여권, 비자, 환전 등 확인할 사항이 많으므로 미리 준비한다.
- 출장 여비 지급 방법을 확인한다.
14. 임원 회의를 준비하는 비서의 업무 태도로 가장 부적절한 것은?
- 회의실 예약과 회의실 환경 점검
- 회의실 기자재 작동 여부 확인
- 다과 준비
- 회의 안건과 관련된 업무 담당자들에게 배석 통지
15. 비서와 내방객 간의 대화 시 가장 바람직하지 않은 것은?
- 쿠션언어인 ‘번거로우시겠지만’, ‘실례합니다만’ 등을 사용한다.
- 명확한 의사전달을 위해서는 명령형으로 표현해야 한다.
- “모릅니다.”라는 표현보다는 “제가 알아봐 드리겠습니다.”와 같이 긍정적 표현을 사용한다.
- 대화 시 적당한 거리를 유지하는 것도 예절의 한 부분이다.
16. 보고 시 주의점으로 가장 부적절한 것은?
- 회의 후 중요한 일정이 연이어 계획되어 있으면 회의가 끝나갈 때 쯤 상사에게 메모를 넣어 다음 일정을 상기시킨다.
- 아침 일찍 예정된 외부회의에 사용할 자료를 타부서에서 늦게 보내 상사가 확인을 못한 경우 비서는 당일 출근 즉시 자료를 사진으로 찍어 문자로 전송한다.
- 보고 시간이 늦어지더라도 완벽한 보고를 위하여 모든 정보를 다 수집한다.
- 상사가 담당하고 있는 업무와 관련된 정보를 신문기사에서 발견하였을 때 복사하여 상사에게 드린다.
17. 다음 중 상사의 업무를 방해하는 요소를 줄이기 위한 비서의 노력으로 볼 수 없는 것은?
- 오늘 상사의 회의 일정이 2개일 경우, 오전과 오후로 분산 하여 회의 준비를 충실히 할 수 있도록 지원한다.
- 유사한 업무는 같이 처리할 수 있도록 일정을 수립한다.
- 상사를 찾는 내방객을 선별하여 불필요한 면담을 최소화한다.
- 급한 경우를 제외하고는 보고나 결재 등은 횟수나 시간을 정하여 관리한다.
18. 퇴근 시 사무실 환경 관리에 관해 주의할 점으로 가장 부적절한 것은?
- 퇴근 시 오늘 상사 집무실에서 나온 메모는 버리고 쓰레기 통도 비워 다음날 청결하게 업무를 시작할 수 있도록 한다.
- 퇴근하더라도 팩스의 전원은 켜 두어야 한다.
- 퇴근할 때 중요한 서류는 잠글 수 있는 서류함에 보관한다.
- 난 화분은 금요일 퇴근 시 물을 흠뻑 주어 주말동안 물이 빠지도록 관리하는 것이 좋다.
19. 비서의 업무를 대하는 태도에 관한 설명 중 가장 부적절한 것은?
- 신문을 매일 읽고 인물 동정란을 빠짐없이 확인한다.
- 사내 게시판의 공지사항의 경조사를 빠짐없이 확인한다.
- 전문비서가 되기 위해 퇴근 후에 관련 서적을 읽는다.
- 관련 서적을 참고하여 서적에서 쓰여 있는 대로 파일 정리방식을 변경한다.
20. 경조사와 관련된 용어 설명이 부적절한 것은?
- 단자(單子) : 부조나 선물 따위의 내용을 적은 종이
- 호상(好喪) : 초상 치르는 데에 관한 온갖 일을 책임지고 맡아 보살핌
- 조객록(弔客錄) : 조객의 이름을 적는 책
- 화혼(華婚) : 남의 결혼을 아름답게 이르는 말
2과목: 사무영어
21. 다음 중 영어 약어와 내용 연결이 잘못된 것은?
- e.g. - for example
- ASAP - as soon as possible
- CV - Curriculum Vitae
- RSVP - revive so very patiently
22. 다음 약어의 설명이 가장 잘못된 것은?
- CFO : Chief Financial Officer
- DOB : Delivery of Birth
- SNS : Social Network Service
- MOU : Memorandum of Understanding
24. 다음 중 문법적으로 가장 올바르지 않은 것을 고르세요.
- This is to let you know that the banquet is scheduled for Tuesday.
- Thank you for contacting us.
- We are sorry for the late reply.
- I look forward to hear you.
25. 서신에서 수신인 주소를 올바른 순서대로 나열한 것을 고르세요.
- b – c – e – a – d
- c – b – e –d - a
- e – d – b – a – c
- c – e – b – a - d
26. 다음 우편취급방식 용어 중 수신인이 직접 열어보아야 함을 뜻하는 것이 아닌 것은?
- Confidential
- Personal
- Private
- Special Delivery
27. 다음 영어 표현이 한국어로 가장 올바르게 번역되지 않은 것은?
- We stayed up all night talking about our future. → 우리는 미래에 대해 이야기하느라 밤을 샜다.
- Why don’t you give complimentary breakfast? → 왜 조식을 제공하지 않으시는 건가요?
- I can’t get used to reading books. → 나는 책 읽는 것에 적응이 안 된다.
- Going for a drive is one way I like to get rid of stress. → 드라이브를 가는 것은 내가 스트레스를 없애기 위해 좋아하는 한 방법이다.
28. 다음 중 아래 이메일에 포함되지 않은 내용은 무엇인가?
- 메일의 내용은 주문 취소를 확인해 주는 내용이다.
- Ms. Young이 취소한 책은 다섯 권이다.
- YES 고객서비스센터는 주문취소 번호를 Ms. Young에게 제공하고 있다.
- 환불이 되는 방법 및 계좌를 안내하고 있다.
29. 다음 보기 중 빈칸에 들어갈 내용으로 가장 적절한 것은?
- Please go right in.
- Welcome to our company.
- Please show him in.
- I can’t meet with him now.
30. 다음 대화의 빈칸에 들어갈 가장 적절한 표현은?
- I'll give him the message.
- Is Mr. Johnson waiting for you?
- We have been expecting you.
- Would you like something to drink?
31. 비서와의 다음 대화에서 괄호에 가장 적절한 문장은?
- You can't miss it.
- You're welcome.
- Don't mention it.
- I got it.
32. 아래 전화 대화의 질문에 대한 응답 중 가장 적절하지 않은 것은?
- A : Would you tell him that I called?, B : Certainly.
- A : May I take a message?, B : No, it's all right. Thank you any way.
- A : May I speak to Ms. Song?, B : Speaking.
- A : Would you like to leave a message?, B : Yes, please let me know your message. I'm writing.
34. 다음 대화의 빈 칸에 들어갈 내용으로 가장 적절한 것은?
- Speaking
- Go ahead
- Here you are
- Any time is fine with me
35. 위의 대화 내용 중 사실인 것은?(35번 공통지문 문제)
- Miss Chae called the wrong company.
- Miss Chae received blue paper instead of red pens.
- Peter will transfer Chae's call to the Customer Service Department.
- Peter Kang belongs to the Customer Service Department.
36. 다음 ______________에 들어갈 표현으로 적합하지 않은 것은?
- I'll give her your message.
- Does she know your number?
- No problem.
- I'll give her your regards.
37. 다음 대화의 ⓐ, ⓑ에 들어갈 표현으로 가장 적절한 것은?
- ⓐ check, ⓑ go ahead
- ⓐ reserve, ⓑ travel
- ⓐ arrange, ⓑ go around
- ⓐ make a reservation, ⓑ trip
38. 비서와 방문객과의 다음 대화에서 괄호에 들어갈 가장 적절한 문장은?
- What would you like to drink?
- Here you are. Help yourself.
- How would you like it?
- I like mild one.
39. 다음 대화에서 괄호에 가장 적절한 문장을 고르세요.
- I'm afraid I'm tied up at that day.
- I'm sorry he's got something scheduled then.
- That would be fine.
- I'll see you then.
3과목: 사무정보관리
40. 국립국어원에서는 외래어 표기의 원칙으로 다음의 사항을 정하고 있다. 아래 원칙에 맞는 외래어의 용례로 가장 적절한 것은?
- workshop : 워크숍 → 워크샾
- sauce : 쏘스 → 소스
- service : 서비스 → 써비스
- jazz : 재즈 → 째즈
42. 수표나 우편환 증서를 발송할 때 사용하는 우편제도로서 우체국에서 판매하는 봉투를 사용해야 하는 것은?
- 통화 등기
- 물품 등기
- 유가 증권 등기
- 내용 증명
43. 다음 중 마침표(.)에 대한 설명으로 가장 옳지 않은 것은?
- 문장이 끝났다는 것을 알려주는 부호로서, 문장의 뒤에 사용한다.
- 문서의 ‘끝’자를 표시하고 뒤에 사용한다.
- 날짜의 연, 월, 일의 글자를 생략하고 대신 사용한다.
- 시, 분 표기를 할 때 24시각제에 따라 숫자를 사용하고 시, 분의 글자를 생략하고 대신 사용한다.
45. 다음 중 중요한 우편물을 보낼 때 접수에서부터 배달까지 기록하여 취급하는 우편에 해당하지 않는 것은?
- 등기우편
- 일반소포
- 당일특급
- 배달증명
46. 아래는 우편물의 편지봉투 겉봉이다. 이에 대한 설명으로 가장 적절하지 않은 것은?
- 우편물을 보낸 회사는 (주) 만석기업이다.
- 받는 사람 이름과 직위 뒤에 “귀하”를 기입한다.
- 수신인의 성명은 김석만 부장이다.
- 회사의 주소를 확인하고 우편번호를 찾아 기입하여야 한다.
47. 발송문서에 대한 설명으로 가장 잘못된 것은?
- 문서를 외부로 발송할 때는 기안문으로 발송한다.
- 발신명의 표시의 마지막 글자가 직인의 가운데에 오도록 직인을 찍는다.
- 문서를 발송할 때에는 사본은 보관해두고 발송한다.
- 직인을 생략하는 경우 발신명의 오른쪽에 직인생략을 표시한다.
49. 비서의 정보 수집 및 제공의 흐름을 순서대로 연결한 것은?
- e – b – a – d - c
- a – e – d – b - c
- b – a – e – d - c
- e – b – a – c - d
51. 특정한 관심이나 활동을 공유하는 사람들 사이의 관계망을 구축해주는 온라인 서비스와 가장 거리가 먼 것은?
- 페이스북
- 구글어스
- 트위터
- 인스타그램
52. 비서로서 신문기사 스크랩 업무 및 정보 수집 업무를 담당하고 있다. 다음 중 가장 적절하지 않은 것은?
- 상사의 관심사를 중심으로 스크랩한다.
- 경쟁회사와 관련한 기사를 스크랩한다.
- 신문에서 경조사 및 인물 동정에 관한 부분도 살펴본다.
- 상사보다 먼저 신문을 보고 중요내용을 발췌하여 보고한다.
54. SNS를 활용한 김비서의 업무가 가장 잘못된 것은?
- 회사 홈페이지 하단에 페이스북으로 가는 링크를 연결시켜 소비자들의 의견을 듣고 아이디어를 공유하는 쌍방향 활동을 진행하고 있다.
- 사내 직원들이 회사 SNS를 활용하고 홍보할 수 있도록 적극 권장한다.
- 회사가 현재 운영 중인 SNS뿐만 아니라 새로 만들어지고 운영되는 SNS의 기능과 특징을 파악하여 상사에게 보고한다.
- 회사 SNS의 경우 팔로우의 수는 중요하지 않으므로 상사에게 보고할 필요가 없다.
55. 다음 중 상사에게 온 우편물에 ‘Confidential’이 적혀 있는 경우 비서의 업무처리 방식으로 가장 적절하지 않은 것은?
- 우편물을 개봉하지 않고 그대로 상사에게 전달한다.
- 친전(親展), 사신(私信)이라고 적힌 우편물과 동일하게 취급한다.
- 실수로 개봉했을 때는 테이프로 다시 봉하고 ‘죄송합니다. 실수로 개봉하였습니다.’라는 메모를 붙여 전달한다.
- 회사로 온 우편물이므로 일단 비서가 먼저 개봉하여 확인 후 상사에게 전달한다.
57. 사무정보 저장기기의 활용에 관한 사항으로 가장 적절하지 않은 것은?
- 외장하드, 하드디스크 등은 충격에 취약하므로 데이터 저장시 이중백업을 해둔다.
- 바이러스 감염 여부를 상시 체크하여 조처한다.
- 데이터 복구비용은 저장기기의 제조사에서 부담한다.
- 암호를 걸어 정보보안에 유의하고 타인에게 함부로 빌려주지 않는다.