1과목: 비서실무
1. 다음 중 비서에 대한 정의로 가장 부적절한 설명을 고르시오.
- 비서의 어원은 중세 라틴어의 secretarius에서 나온 말로 '비밀을 맡길 수 있는 사람'이란 의미이다.
- 비서는 조직의 철학을 이해하고, 제반 사무관리 능력을 갖추어 경영자가 업무수행을 효율적으로 할 수 있도록 지원하고 보좌하는 사람으로 풀이된다.
- 비서는 숙달된 사무기술을 보유하고 직접적인 감독하에 책임을 수행할 능력을 발휘하는 사람이다.
- 상사가 고유의 업무를 원활히 할 수 있도록 상사와 함께 업무를 처리하고 업무 수행과 관련된 제반 환경을 관리하는 사람을 뜻한다.
2. 비서의 경력계발 방안으로 바람직하지 않은 것은?
- 커리어 관리를 위해 이직에 대비하여 취업정보와 구인 정보를 지속적으로 업데이트한다.
- 새로운 컴퓨터 프로그램 관련 자격증 취득을 위해 퇴근 후 학원에 다닌다.
- 인간관계관리와 업무역량향상을 위해 퇴근 후 상사 지인과 고객의 비서들과 자주 어울려 업무정보를 공유한다.
- 상사가 담당하고 있는 분야의 업무를 빨리 파악하기 위해 비서를 거쳐 상사에게 전달되는 문서는 그 내용을 읽고 숙지한다.
3. 다음은 일정관리의 요령에 대한 설명이다. 가장 바르게 설명된 것을 고르시오.
- 일정표는 비서가 부재중일 때라도 다른 사람들이 상사 일정을 확인할 수 있도록 공유한다.
- 상사의 취향과 기기의 연동이 가능하다면 스마트 기기를 활용한 일정관리를 능동적으로 활용한다.
- 일정 보고는 구두 보고를 원칙으로 하여 전달의 오류를 최소화하여야 한다.
- 과거 일정표는 보안을 위하여 1년 뒤에는 폐기시키도록 한다.
4. 다음 중 전화 부가서비스에 대한 설명으로 옳지 않은 것은?
- 착신 전환 : 걸려오는 전화를 지정해 둔 조건별(무조건 착신 전환, 조건 착신전환)로 등록된 다른 착신 번호로 전환할 수 있는 기능이다.
- 변경 번호 안내 : 전화번호 변경, 해지 등의 사유로 전화 번호가 변경되었을 경우 변경 전 전화번호로 전화를 건 발신자에게 새로운 전화번호를 자동으로 안내해 주는 서비스이다.
- 대표 번호 : 사용하는 모든 번호를 하나로 통합 관리하는 서비스이다. 사무실 전화, 이동 전화, 집 전화 등의 번호를 1개의 번호로 통합할 수 있다.
- 회의 통화 기능 : 동시에 세 사람 이상이 함께 통화할 수 있는 기능이다. 키폰에 따라 6명까지 동시에 회의 전화에 연결될 수 있다.
5. 조상무의 비서는 부사장과 직접 통화하기를 원하는 조상무를 위해 전화를 연결하였다. 다음 중 가장 올바른 것은?
- 부사장과 연결이 되면 “안녕하십니까? 조상무님 비서입니다. 지금 상무님께서 통화를 원하십니다. 잠시만 기다려 주시겠습니까?” 하고 상무와 전화연결을 시킨다.
- 부사장 비서와 통화해서 연결할 때 조상무가 부사장보다 먼저 전화상에서 기다리도록 한다.
- 부사장 핸드폰으로 직접 연결하여 신호음이 들릴 때 조상무와 연결시키도록 한다.
- 부사장실에 전화하여 부사장의 재실여부를 확인 후 조상무가 직접 부사장실로 전화하도록 한다.
6. 새로 입사한 신입비서인 김영숙 비서가 회사 내 대인관계 업무에 신속하게 적응하기 위해 노력하는 자세로 적절하지 않은 것은?
- 회사의 조직도를 프린트해서 간부와 직원들의 이름, 소속과 직책, 기타 특징을 외우고 있다.
- 상사와 자주 만나는 내방객을 잘 기억하기 위해 외형적 특징을 명함 옆 이름에 별칭을 연필로 적어두었다.
- 상사의 개인사에 대해 동료들이 질문하면 함구한다.
- 상사의 업무 영역에는 사전에 합의된 범위를 넘어서서 개입하지 않는다.
7. 다음은 오늘 상사 일정이다. 상사의 일정관리를 수행하는 비서의 업무로 가장 적절하지 않은 것은?
- 사무실에서 LG Twin Tower까지의 이동경로와 이동시간을 확인한 후 운전기사를 대기시킨다.
- 상공회의소 조찬모임 관련 자료는 아침 일찍 기사에게 전달하여 잊지 않도록 한다.
- 오찬장소로 이동할 때는 채상일 상무에게 상사를 모시고 갈 것을 부탁한다.
- 리셉션 초청장은 상사가 호텔로 출발하기 전에 상사에게 전달한다.
8. 상사의 출장 보좌 업무 중 항공권 예약 시 비서가 확인해야 할 사항으로 다음 중 중요도가 가장 낮은 것을 고르시오.
- 여권번호 - 항공편명(airline)
- 출발 및 도착 일시 – 영문 성명
- 예약번호 – 도착 공항명
- 좌석 등급 – 비행기 편명(flight no.)
9. 상사의 해외출장을 위해 김비서는 호텔을 예약하면서 호텔로 다음과 같이 이메일을 보냈다. 다음 중 잘못된 설명은?
- 호텔에 체크인 시간이 밤시간이므로 예약 시 항공일정을 보내면서 호텔 측에 예약을 취소하지 않도록 다시 한번 확인한다.
- CX410, CX417은 비행기 편명이다.
- 호텔 체크아웃 시간은 1월9일 11시부터 14시 사이에 하면 된다.
- 비서는 상사의 홍콩출장을 위해 호텔에 4박을 예약하면 된다.
10. 다음 중 출장 일정표에 필수적으로 기입되어야 할 내용으로 그 중요도가 가장 낮은 것을 고르시오.
- 출장 중의 회의 장소 및 담당자 연락처 등을 기입한다.
- 긴급 연락처로서 현지 지사 및 주재원, 재외공관 등의 주소 및 연락처를 표기한다.
- 항공 예약 재확인을 위하여 현지 항공사 연락처를 표기한다.
- 출장지의 날씨 정보를 표기한다.
11. 회의의 사전 준비 업무의 순서로 가장 적절한 것은?
- 회의일시 결정 → 회의장 확보 → 통지문 발송 → 참석자 명부 작성 → 회의자료 작성
- 회의장 확보 → 회의일시 결정 → 참석자 명부 작성 → 통지문 발송 → 회의자료 작성
- 회의일시 결정 → 회의장 확보 → 참석자 명부 작성 → 통지문 발송 → 회의자료 작성
- 회의장 확보 → 회의일시 결정 → 통지문 발송 → 회의자료 작성 → 참석자 명부 작성
12. 회의 통지와 관련된 유의사항이다. 가장 부적절한 설명을 고르시오.
- 정기적인 회의는 참석자의 수가 적더라도 반드시 회의 통지서를 우편으로 발송한다.
- 회의 참석 여부를 알아야 하는 경우에는 참석 여부를 회신해 줄 것을 통지서에 기입하도록 한다.
- 회의 통지서에는 회의의 안건이 포함되도록 한다.
- 회신 마감일을 표기하면 마감일 이전에 상대방의 회신을 유도하여 참석여부 확인이 용이하다.
13. 효과적인 보고 자세에 대한 설명이다. 가장 부적절한 내용을 고르시오.
- 긴급한 상황일때는 다소 부족하더라도 파악된 내용을 먼저 보고하도록 한다.
- 보고는 결론을 먼저 말하고 필요한 경우 이유, 경과 등의 순서로 한다.
- 상사가 판단을 용이하게 하게 위하여 객관적사실 외에도 분위기, 추측, 감정적인 내용도 함께 전달하여야 한다.
- 보고가 끝나면 내용을 정리하여 잘 보관하도록 한다.
14. 다음은 비서가 숙지해야할 내방객 응대 요령이다. 가장 바르게 설명된 것을 고르시오.
- 입찰에 참여하는 다수 기업의 내방객들은 서로의 정보교환을 위하여 동일한 대기실에서 자연스럽게 환담을 나눌 수 있도록 배려한다.
- 상사의 업무를 방해하지 않도록 일정표에 이미 기입되어 있는 내방객 방문의 경우에는 별도의 상기(reminding) 작업은 수행하지 않아도 된다.
- 상사의 대리자로서 내방객을 응대할 경우 지시받지 못한 부분이라도 내방객에 질문한다면 친절하게 아는 만큼 설명을 해 드린다.
- 상사가 약속을 지킬 수 없는 경우 용건에 따라서는 관련 업무 담당자를 소개할수도 있다.
15. 직장 내 올바른 호칭과 화법 상황 중 가장 적절한 것을 고르시오.
- “팀장님! 사장님은 회장님실에 계십니다.”
- 문서작성시 '사장님 특별주문'이라 표기하였다.
- “이사님! 서류를 사장님실 책상 위에 올려놓았습니다.”
- 나이가 어린 입사 선배에게 “김주임님! 서류 전달했습니다.”
16. 한비서는 상사의 사회적 위치와 다양한 대외 관계로 인해 결혼식에 자주 참석할 경우가 많다. 한비서는 평소에 경조사에 쓰이는 봉투를 구비해 두는데 특히 결혼식 봉투를 넉넉히 구입하여 필요할 때마다 바로 쓸 수 있도록 준비해 둔다. 다음 중 결혼식 봉투에 사용하기 적절하지 않은 문구를 고르시오.
- 祝結婚
- 祝華婚
- 祝盛典
- 祝壽宴
17. 비서는 상사의 업무 효율성을 높이기 위해 사무실 환경 점검표를 작성하고 이에 따라 사무환경을 쾌적하게 관리해야한다. 다음은 비서의 사무환경관리 업무 내용이다. 이 중 가장 올바르지 않은 비서의 업무처리 방식은?
- 책상이나 가구를 배치하는 경우에는 동선을 단축시키도록 하여야 한다.
- 오피스의 카펫 청소는 주기적으로 하고 최소한 6개월을 주기로 전문업체를 통해 물청소를 한다. 이때 물청소로 인해 하루 정도 건조를 해야 하므로 가급적 금요일 오후에 하도록 한다.
- 비서실 내 화장실이나 세면대가 있는 경우 청결 상태를 자주 확인하고 별도의 점검표를 사용한다.
- 책상을 배치할 때는 창문에서의 빛의 방향이 책상에 앉은 사람의 오른쪽에 오도록 책상을 배치하는 것이 좋다.
18. 김비서는 회사의 임대차 계약 만료 1개월 전에 계약해지 통보를 임대인에게 발송하라는 지시를 상사에게 받았다. 어떤 우편제도를 사용하는 것이 가장 바람직한가?
- 익일특급등기
- 민원우편
- 내용증명
- 우체국택배
20. 아래의 상황에서 한 비서의 업무 처리 방법으로 가장 적절치 못한 것은?
- 회사 임원 및 비서들에게 사내 메일을 통해 부고장을 보낸다.
- 주요 신문사에 연락하여 부음기사를 내도록 한다.
- 상사의 친구와 지인들에게 전화나 팩스로 부음을 알린다.
- 전화를 받고 바로 장례식장으로 가서 조문을 하고 장례일정을 돕는다.
2과목: 사무영어
21. 다음 영어와 그 뜻이 옳게 짝지어지지 않은 것을 고르시오.
- CFO : 최고재무경영자
- Chief Executive Officer : 최고 경영자
- Vice-President : 부사장
- Executive : 부장
22. 다음 중 영어 약어와 그 내용 연결이 잘못된 것은?
- CV → Curriculum vitae
- EU → European Union
- IMF → International Money Fund
- e.g. → for example
23. 다음 보기 중 나머지 셋과 어울리지 않는 것은?
- I'm against that because we don't have any money to burn.
- I'm not comfortable with your idea.
- I see what you're saying, but let me point out that this is not a time to focus solely on numbers.
- You can say that again.
24. 편지를 마무리하는 순서로 가장 적합한 것은?
- ⓔ → ⓕ → ⓐ → ⓑ → ⓒ → ⓓ
- ⓔ → ⓐ → ⓕ → ⓓ → ⓒ → ⓑ
- ⓔ → ⓓ → ⓐ → ⓕ → ⓑ → ⓒ
- ⓔ → ⓒ → ⓐ → ⓕ → ⓓ → ⓑ
25. 다음 서신의 요소에 대한 설명으로 맞지 않는 것은?
- ⓐ Letterhead : 인쇄서두. 발신자의 주소를 포함하고 있음
- ⓑ Reference Line : 문서관리를 위한 참조번호
- ⓒ Inside Address : 서신 내부에만 표시되는 수신자 소속 기관
- ⓓ Salutation : 서두인사
26. 다음의 영어 표현을 한국어로 번역했을 때 의미가 통하지 않는 것은?
- May I have your attention please?
당신의 참석을 부탁드려도 될까요? - I'm in charge of finance at ABC company.
저는 ABC사에서 재정을 담당하고 - I'd like to illustrate this point with some examples.
이점에 대해서 몇 가지 예를 들어 설명하겠습니다. - Let me just run over the key points again.
다시 중요 사항을 짚어보겠습니다.
27. 다음 보기 중 아래에 설명된 회의 준비사항이 아닌 것은?
- The conference room has wifi capability.
- Photocopying and fax services are available on the conference site.
- Wireless microphones and laptop computers are included in the reservation package.
- Portable screens will be placed in each of the small meeting rooms.
28. 다음 중 아래 메세지 내용과 거리가 먼 것을 고르시오.
- Mr. Walker was unable to meet Ms. Kang on Sept. 3, 2015.
- The message was taken by Mr. Walker′s secretary.
- Ms. Kang waited for Mr. Walker for 40 minutes.
- Ms. Kang wants Mr. Walker to call her back.
29. 다음 대화의 빈칸에 들어갈 가장 적절한 표현은?
- Please go right in.
- He is expecting you.
- Please have a seat over there.
- I'll give him the message.
30. 다음 영어표현이 한국어로 잘못 번역된 것을 고르시오.
- You must be Mr. Kim?
미스터 김이십니까? - How long have you been with your company?
회사에서 얼마나 근무하셨습니까? - I hope the jet lag doesn't bother you much.
시차적응이 힘들지 않으셔야 할 텐데요. - I′ll come here to pick you up tomorrow.
내일 당신을 배웅하러 여기에 오겠습니다.
31. 대화 내용과 가장 거리가 먼 것을 고르시오.
- Mr. Hennings and the secretary haven't met before.
- Mr. Taylor has an appointment to see Mr. Hennings.
- Mr. Hennings and Mr. Taylor will meet soon.
- The secretary is not sure Mr. Taylor can make it with the visitor.
32. 다음 보기 중 ⓐ 에 들어갈 표현으로 적절하지 않은 것은?
- Would you like something to drink?
- Can I get you anything to drink?
- Would you care for a drink?
- Can I have something to drink?
34. 아래의 전화대화 내용을 읽고 빈칸에 들어가기에 적절하지 않은 것을 고르시오.
- we don't have the person by that name.
- we have a crossed line.
- there's an interference on the line.
- the lines seem to be mixed up.
35. 다음 전화대화를 읽고 빈칸에 가장 적합하지 않은 것을 보기에서 고르시오.
- he is in a meeting.
- he is out.
- he is available.
- he is on the other phone.
36. ⓐ에 들어갈 이름을 포함하여 비서가 전달해야할 가장 적절한 메모는?
- Mr. Cuning left a message.
- Please call Mr. Cunnings back.
- Mr. Cunings has called.
- Please send a ring to Mr. K.
38. 다음의 대화를 읽고 가장 알맞은 설명을 고르시오.
- Mr. Higgins는 Pacific Holdings의 부사장이다.
- A는 오전 10시에 Hilton Hotel에서 약속이 있다.
- A는 오후에 Mr. Collins를 사무실에서 만날 것이다.
- A는 Mr. Kim과 이미 통화한 상태이다.
39. 밑줄친 빈칸 B에 가장 적합한 단어를 보기에서 고르시오.(39번 공통지문 문제)
- refer
- remind
- require
- reconfirm
3과목: 사무정보관리
40. 두 장 이상으로 이루어지는 중요한 문서의 앞장 뒷면과 뒷장의 앞면에 걸쳐서 찍는 도장이나 행위를 의미하는 용어는 무엇인가?
- 간인
- 인장
- 직인
- 병인
42. 외부 시스템을 이용해서 메일을 수·발신 할 수 없고 해당 사이트에서만 사용할 수 있는
- 웹메일
- POP3 메일
- 스마트메일
- SMTP 메일
43. 다음 전자우편의 기능에 관한 설명 중 가장 적절하지 않은 것은?
- 동시받기지정(동보)를 통해 같은 내용의 문서를 여러 사람에게 동시에 보낼 수 있다.
- '전송'을 이용하면 첨부메일을 포함하여 받은 전자우편을 다른 수신자에게 보낼 수 있다.
- '참조'란 본래의 수신인 이외 다른 수신인을 지정하여 발신하는 것이며, 본 수신인에게는 다른 수신인의 전자우편 주소가 표시되지 않는다.
- '첨부파일'의 용량이 클 경우 zip파일로 압축하면 용량이 줄어든다.
44. 다음 중 사무실에서 필요한 정보를 얻기 위한 가장 올바른 신문 구독 및 자료 정리의 방법은?
- 한 가지의 신문을 구독하여 중복되지 않은 꾸준한 정보를 얻는다.
- 일간지와 경제지 등 여러 종류의 신문을 구독하여 다양한 시선으로 사건을 파악한다.
- 매일 많은 시간을 투여하여 자세한 내용을 파악한다.
- 회사에 관한 모든 기사를 스크랩해 두어 다음에 활용할 수 있게 한다.
45. 다음 중 정보수집과 관련하여 가장 부적절하게 설명된 것은?
- 수집된 정보가 훼손되지 않도록 원자료를 모두 상사에게 드린다.
- 정보는 필요에 따라 분석하거나 가공하여 활용할 수 있다.
- 수치는 도표화하거나 그래프화하여 자료를 요약할 수 있다.
- 필요한 정보 획득에 용이하도록 평소에 정보출처에 관심을 가져둘 필요가 있다.
46. 다음 중 기밀문서의 처리에 대한 비서의 행동으로 가장 옳지 않은 것은?
- 정비서는 책상서랍과 서류함을 잠근 후 열쇠를 가지고 퇴근한다.
- 장비서는 사용용도가 끝난 서류사본은 문서세단기를 사용하여 없앤다.
- 최비서는 반드시 회사에서 정한 규정에 따라 문서를 처리한다.
- 안비서는 문서작성 시 2분간 입력이 없으면 자동으로 스크린 세이버가 작동하도록 설정해 두었다.
47. 다음 중 사무자동화 기기의 사용에 대한 설명으로 가장 옳지 않은 것은?
- 플로터는 전화회선을 사용해 문서를 송ㆍ수신하는 장치이다.
- 문서세단기는 문서를 완전히 폐기하기 위해 원형을 알아볼 수 없도록 자르는 장치이다.
- 전자칠판은 칠판에 기록한 내용을 저장하고 출력해서 볼 수 있다.
- A4크기 문서를 B4크기로 복사하기 위해서 확대복사 기능을 사용한다.
48. 다음 중 와이어 제본기의 장점에 대한 설명으로 가장 적당하지 않은 것은?
- 360도로 자료를 펼치거나 접기 쉽다.
- 링 크기가 작아서 보관이 편하다.
- 제본 후 자료의 첨삭이 용이하다.
- 제본 결과가 견고하다.
49. 공기업에 근무 중인 박비서는 봉투 작성 업무를 수행하고 있다. 다음 중 경칭 사용이
- 대한능률산업협회장 귀하
- 주주 귀하
- 대표이사 김수미님
- 박인수 귀하
50. 초청장, 행사 안내문, 인사장, 축하장, 감사장 등과 같이 친분이나 거래 관계를 유지하고 있는 조직끼리 관계 유지에 대한 표시로 주고받는 문서를 무엇이라고 하는가?
- 거래 문서
- 의례 문서
- 연락 문서
- 공고 문서
51. 사무기기 사용 및 관리 시 주의점 중 가장 바람직하지 않은 것은?
- 복사기 사용 시 복사용지를 손으로 잘 간추려서 용지보급함에 넣는다.
- 복사기에 종이가 걸렸을 때에는 찢어진 종이까지 완전히 제거한다.
- 문서를 세단할 때는 시간절약을 위해 한 번에 많은 양을 분쇄하기 위해 한꺼번에 넣는다.
- 문서를 제본할 때에는 서류량에 맞는 링사이즈 및 표지를 선택한다.
52. 다음 사무 환경 요소에 관한 설명 중 가장 적절하지 않은 것은?
- 색채는 온도 감각을 지니고 있으므로, 붉은 색을 이용하여 따뜻한 느낌을 줄 수 있다.
- 자연 조명은 눈의 피로를 적게 하므로 창문의 크기를 이용하여 충분히 활용한다.
- 실내온도 상부와 하부의 온도차가 크면 열환경의 쾌적성이 극대화 된다.
- 반간접조명은 직접조명과 간접조명을 절충한 방식으로 사무실 조명으로서 눈의 피로를
53. 다음 중 전자문서의 특징에 대한 설명으로 가장 옳지 않은 것은?
- 비정형화된 복잡한 양식의 문서 작성이 용이하다.
- 결재 과정에서 불필요한 시간 낭비를 줄여준다.
- 문서 수발에 따르는 시간, 인력, 비용 등을 절감시킨다.
- 신속하고 정확하게 문서를 검색할 수 있다.
54. 다음 중 전자문서관리 시스템의 장점으로 가장 거리가 먼 것은?
- 신속한 의사결정
- 문서관리의 투명화
- 문서기획 시간의 단축
- 저장 공간의 효율화
55. 아래 기사를 보고 가장 올바르지 않은 설명을 고르시오.
- 작년보다 구조조정 대상 대기업이 증가했다.
- 건설업이 작년보다 감소하여 건설업계 상황이 좋아진 것을 알 수 있다.
- 작년보다 회생의 기회를 가진 업체의 수는 증가하였다.
- 조선업계는 작년과 동일한 업체가 C등급을 받았다.
56. 다음은 2014년 3분기부터 2015년 3분기까지의 분기별 ELS발행현황에 대한 그래프이다. 이에 대한 설명으로 가장 적절하지 않은 것은?
- 2015년 1분기에 ELS발행 사상 최고발행액을 기록한 후 2분기 연속 감소세를 보이고 있다.
- 2015년 2분기 ELS발행종목수는 전년 4분기에 비해서 증가하였다.
- 2015년 3분기 ELS발행금액은 17조 616억원으로 전분기에 비해서 감소하였다.
- 2015년 3분기 ELS발행금액은 전년 동기에 비해서 감소하였다.
57. 회사 사옥 이전을 안내하는 우편물 350통을 고객 및 거래처에 발송해야 하는 경우 사용하기에 가장 적당한 우편제도는?
- 요금별납
- 특급우편
- 내용증명
- 수취인요금부담
58. 다음 중 인터넷 정보검색을 위한 웹 브라우저에 대한 설명으로 가장 적절하지 않은 것은?
- 웹 브라우저를 이용하여 자주 방문하는 웹사이트 주소를 관리할 수 있다.
- 웹 브라우저를 이용하여 HTML문서를 저장할 수 있다.
- 웹 브라우저를 이용하여 웹 페이지를 인쇄할 수 있다.
- 대표적인 웹 브라우저로는 구글, 사파리 등이 있다.
59. 다음은 기업대출 잔액 추이에 대한 그래프이다. 이에 대한 설명으로 가장 거리가 먼 것은?
- 2007년부터 기업대출 잔액은 증가하고 있다.
- 중소기업의 대출잔액 비율은 대기업보다 높다.
- 대기업의 대출비율이 2014년 6월말 기준으로 2008년 말보다 2배 가까이로 증가했다.
- 2009년 이후 금융권의 중소기업 대출 비중은 감소하는 추세이다.